Головна книга, проводки та бухгалтерські операції

1. Увімкнути створення проводок.

Для початку роботи з проводками, необхідно увімкнути в налаштуваннях СТО “Довідники та налаштування” – “Налаштування СТО” – вкладка Облік (відкривається під правами super admin) — чекбокс “Проводки” і за необхідністю змінити поля, “рахунки за замовчуванням”. Ці налаштування показують, чи створювати записи у відповідних таблицях під час врахування документів.

2. Налаштувати операції створення проводок.

• Зайти в розділ “Довідники та налаштування”, далі «Рахунки і аналітика».

В цьому розділі вже додані стандартні рахунки, для створення операцій. Можна користуватись стандартними або створити власні рахунки.

• Далі перейти в “Довідники та налаштування”, далі «Рахунки і аналітика» – у вкладку “Аналітика”.

В цьому розділі можна налаштовувати аналітики для створення проводок використовуючи поточні чи додаючи власні.

• Налаштування операцій – «Рахунки і аналітика» – у вкладці “Бухгалтерські операції”.

Для правильної роботи бухгалтерських операцій необхідно створити універсальний алгоритм додавання рядків в момент врахування або розпроведення документів RD/MRD – автоматичні та вручну створені н/з, СД – складські документи, CSH – касові ордери, SAL – розрахунок заробітної плати. Для цього треба перейти в «Довідники та налаштування» – «Рахунки і аналітика».

Перейшовши в розділ «Рахунки і аналітика» – потрібно перейти у вкладку “Бухгалтерські операції” та натиснути кнопку “створити стандартні операції” для створення стандартних рядків з операціями або створити власну бухгалтерську операцію, для цього кнопка «Плюс» – далі заповнити необхідні поля:

• • Найменування операції;
  • Тип документа: mrd, …, ;
  • Тип операції: пряма чи сторно;
  • Реквізити СТО – необовʼязкове поле;
  • Тип контрагента: клієнт, працівник, постачальник, інше.
  • Натиснути кнопку «Гаразд».

• Рядки операції

Створивши операцію або використовувати стандартні операції, далі потрібно перейти в цю операцію натиснувши іконку «і». В цьому вікні додаються, рядки операції, які мають створитись після закриття/відкриття якогось документа. Для додавання рядку операції необхідно створити кнопкою «плюс» рядок. Поля для заповнення:

• • Рахунок: Обрати зі списку або вписати значення і система знайде цей рахунок по номеру або назві АБО залишити це поле порожнім та обрати Тип рахунка: Обрати Контрагент, Каса або Склад – В такому разі, система буде використовувати рахунок, який заданий в налаштуваннях конкретного контрагента, каси або складу. (Приклад, «Довідники та налаштування» – Каса «готівка» – кнопка «редагувати» – поле «Облік по бух. Рахунку», це значення буде використовуватись для проводки з цією касою).
  • ID операції – необхідні, для того, щоб в певному порядку створювати проводки, тому можна обирати А, В, С і так далі.
  • Аналітика: Обрати необхідну зі списку, наприклад «продаж запчастин». Перелік є у розділі «Довідники та налаштування» – «Рахунки і аналітика» – Аналітика. Якщо немає необхідної можна додати власну.
  • Тип операції: Пряма або Сторно;
  • Формула: тут необхідно задати параметри, з яких має розрахуватись сума проводки. Тут є стандартні формули які можна доповнити своїми варіантами. Приклади позначок “Total_selling” – прод. сума документа; “Total_selling_VAT” – прод. сума ПДВ документа; “Services selling” – сума послуг; “Goods selling” – сума запчастин; “Services purchase” – закуп. сума послуг; “Goods purchase” – закуп. сума запчастин; “Total_salaries” – всього заробітна плата; “Total_taxes” – всього податків.
  • Сторона операції: Кредит або Дебет;
  • Коментар: Можна описати ціль проводки або іншу інформацію.Всі рядки в операції

• З якими реквізитами створюються проводки?

На кожному СТО обов’язково мають бути налаштовані операції без реквізитів. Це — відповідальність юзера. Коли закривається н/з, СД або інший документ, то система дивиться чи є операції з тими самими реквізитами, що і в нз, СД, … Якщо так, – створюються проводки згідно з цими налаштуваннями. Якщо ні, створюються проводки згідно з налаштуваннями операцій без реквізитів.

• Як створюються проводки?

При “проведені” якоїсь дії, наприклад закриття н/з:

• • Система перевіряє налаштування «Довідники та налаштування» – «налаштування СТО» – увімкнуто чи ні необхідний розділ.
  • Система шукає необхідну бухгалтерську операцію «Довідники та налаштування» – «Рахунки і аналітика» – Бухгалтерська операція. Після того, як знаходить відповідну операцію, створює проводки згідно з рядками операції всередині. Кожна проводка буде впорядкована за допомогою поля ID операції. (наприклад, є операції по рядках з ID «А», потім операції по рядках з ID «В», і так далі).І далі ось приклад створених проводок після закриття н/з, по рахунку 702Таким чином, всі рядки зберігаються та показують поточне сальдо.

• Тепер про «План рахунків»

  • Коротко про терміни:
    • Проводка — записи — гроші між двома бухгалтерськими рахунками.
    • Рахунок, з якого йдуть гроші, називається Кредит, на який приходять — Дебет.
    • Операції бувають прямі (з Кредиту на Дебет) та сторно (з Дебету на Кредит).
    • Залишок по рахунку на конкретну дату називається Сальдо.
    • Сукупність всіх рахунків називається Планом рахунків або Головною книгою. (Знаходиться «Швидка навігація» – «План рахунків»).
    • Головне правило — сума сальдо всіх рахунків Головної книги у будь-який момент часу = 0.

Кожен документ в системі (н/з, СД, SAL) при врахуванні створює власні проводки. В системі є окремий довідник, описаний в 2-му пункті («Довідники та налаштування» – «Рахунки і аналітика»), в якому буть розписані проводки по кожному документу.

Отже, Головна книга або План рахунків, виглядає так.

Рахунки є 4 рівнів, кнопки 1,2,3,4 під написом «Головна книга», натиснувши на конкретний номер рахунку ви можете подивитися його застосування, опис його субрахунків та типову кореспонденцію проводок. Є поля пошуку по рахунку, назві чи реквізитам та фільтр по даті.

Таким чином, автоматично створені проводки, відповідно до налаштувань будуть відображатись в цій книзі операцій.