Покрокові інструкції для роботи з довідниками Carbook.Pro: клієнти, автомобілі, працівники, постачальники, агрегати, бригади, товари, валюти, кроси, роботи, нормативи та комплекси.
Як створити нового клієнта?
Розділ «Клієнти» зберігає базу клієнтів. Звідси можна знайти існуючого клієнта або створити нового.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Клієнти»
У меню довідника оберіть пункт «Клієнти».
3. Введіть номер клієнта в поле пошуку
Пошук коректно працює з номерами в будь-якому форматі.
Якщо клієнта немає в базі:
4. Натисніть «Створити нового клієнта»
Кнопка знаходиться у правому верхньому куті екрана.
5. Заповніть картку клієнта
Вкажіть: ПІБ / Тип / Статус / Джерело / Група націнки.
Примітка. Обов’язкові поля: номер телефону та ім’я клієнта.
За потреби одразу додайте авто або агрегат — натисніть «Додати автомобіль» або «Додати агрегат».
6. Натисніть «Додати»
Клієнт створений — ви потрапляєте до його картки. Звідси можна одразу створити торговий чек, ремонт, додати авто, агрегат або взаємодію — кнопки у правому верхньому куті.
Якщо клієнт вже є в базі:
4. Оберіть клієнта зі списку
Список з’являється під полем пошуку після введення номера.
💡 Поради від бувалих.
- Шукайте клієнта за номером телефону — при створенні номер автоматично підтягнеться у відповідне поле.
- Якщо клієнта не знайдено — перевірте формат номера (з кодом або без) і повторіть пошук.
Як створити новий автомобіль?
Розділ «Автомобілі» містить повну базу транспортних засобів. Кожне авто прив’язується до власника — клієнта в системі.
1. Відкрийте «Автомобілі»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки → оберіть «Автомобілі».
2. Введіть держномер або VIN-код у поле пошуку
Пошук працює як за держномером, так і за VIN-кодом у будь-якому форматі.
Якщо автомобіля немає в базі:
3. Натисніть «Створити а/м»
Кнопка знаходиться у правому верхньому куті екрана.
4. Заповніть картку автомобіля
Вкажіть: Марку / Модель / Рік випуску / Держномер / VIN-код.
Примітка. Обов’язкові поля: марка, модель та рік випуску.
За потреби одразу вкажіть власника — введіть номер телефону клієнта у відповідне поле.
5. Натисніть «Додати»
Автомобіль створений — ви потрапляєте до його картки. Звідси можна одразу створити ремонт, додати агрегат або переглянути історію обслуговування.
Якщо автомобіль вже є в базі:
3. Оберіть автомобіль зі списку
Список з’являється під полем пошуку. У ньому відображаються ім’я власника, пробіг та кількість ремонтів.
💡 Поради від бувалих.
- Шукайте за держномером або VIN-кодом — це виключає збіги за однаковою маркою та моделлю.
- Якщо один клієнт має кілька авто однієї марки — орієнтуйтесь на пробіг і кількість ремонтів у списку.
- Якщо авто не знайдено за VIN — спробуйте держномер, і навпаки.
Як додати нового працівника?
Розділ «Працівники» керує співробітниками СТО: їх завантаженням, замовленнями, зарплатами та доступом до програми.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Працівники»
У меню довідника оберіть пункт «Працівники».
3. Натисніть «Додати працівника»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті екрана.
4. Заповніть картку працівника
Обов’язкові поля (позначені *): Дата прийому на роботу / Ім’я / Прізвище / Позиція.
Додатково: Телефон / Email / Облік по бух. рахунку.
Примітка. Поле M.E.Doc заповнюється лише якщо працівник підключений до системи електронної звітності.
5. Надайте доступ до програми (за потреби)
Увімкніть перемикач «Доступ до програми» у верхній частині форми. З’являться поля Email та пароль — заповніть їх для входу в систему (логін і пароль можна згенерувати будь-які).
6. Натисніть «Зберегти»
Працівник доданий і з’явиться у списку зі статусом «Працює». На відповідних вкладках можна переглянути його завантаження, замовлення та нарахування зарплати.
💡 Поради від бувалих.
- Позиція — це роль співробітника в системі (наприклад: Механік, Майстер-приймальник, Запчастист). Від неї залежить відображення у нарядах та звітах.
- Доступ до програми потрібен лише тим, хто буде самостійно працювати в Carbook.Pro. Власнику доступ надається автоматично.
- Після збереження картку працівника можна доповнити: графік роботи, норми часу та налаштування зарплати.
- Звільнені працівники не видаляються з системи — їх можна переглянути на вкладці «Звільнені».
Як додати нового постачальника?
Розділ «Постачальники» зберігає базу постачальників запчастин і матеріалів. Звідси можна знайти існуючого постачальника, додати нового або переглянути його замовлення, поставки та заборгованість.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Постачальники»
У меню довідника (група «Контрагенти») оберіть пункт «Постачальники».
3. Введіть назву постачальника в поле пошуку
Перевірте, чи постачальник вже є в базі.
Якщо постачальника немає в базі:
4. Натисніть «Додати постачальника»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті екрана.
5. Введіть назву постачальника
У вікні «Додати постачальника» вкажіть назву (обов’язкове поле) і натисніть «Зберегти».
6. Заповніть картку постачальника
На вкладці «Загальна інформація» за потреби вкажіть: Контакт / Телефон / E-mail / Тип / Коментар / Облік по бух. рахунку / Відстрочка (у днях).
7. Натисніть «Зберегти»
Постачальник створений. На вкладках «Реквізити», «Замовлення», «Поставки», «Заборгованість» та «Взаємодії» можна доповнити дані та переглянути історію роботи з ним.
Якщо постачальник вже є в базі:
4. Оберіть постачальника зі списку
Натисніть на його назву в таблиці — відкриється картка постачальника.
💡 Поради від бувалих.
- Список показує суму заборгованості (стовпець «Борг»), кількість замовлень і поставок — так легко зорієнтуватись, з ким ви активно працюєте.
- Якщо постачальник тимчасово не потрібен — вимкніть прапорець «Відображати постачальника» в його картці. Він зникне зі звичайного списку, але буде доступний через прапорець «Показати неактивних».
- Поле «Облік по бух. рахунку» визначає, на якому бухгалтерському рахунку враховуються розрахунки з постачальником. За замовчуванням підставляється рахунок для вітчизняних постачальників.
Як додати новий агрегат?
Розділ «Агрегати» зберігає базу агрегатів і вузлів. Звідси можна знайти існуючий агрегат чи вузол, додати новий та прикріпити його до відповідного клієнта.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Агрегати»
У меню довідника оберіть пункт «Агрегати».
3. Знайдіть агрегат
Введіть код / VIN агрегата або ім’я / номер клієнта і перевірте, чи агрегат вже є в базі.
Якщо агрегата немає в базі:
4. Натисніть «Додати агрегат»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті екрана.
5. Заповніть картку агрегата
Обов’язкові поля: Агрегат/Вузол / Бренд / Номер агрегата / Кількість.
За потреби вкажіть: VIN-код / Коментар.
6. Натисніть «Гаразд»
Агрегат створений. На вкладці «Загальна інформація» праворуч є синє коло зі стрілками — ним можна змінити власника агрегата. Вкладки «ВІН», «Ремонти», «Роботи», «Запчастини» та «Рекомендації» показують пов’язану з агрегатом інформацію.
Якщо агрегат вже є в базі:
4. Оберіть агрегат зі списку
Натисніть на його назву в таблиці — відкриється картка агрегата. Або натисніть «+» ліворуч від назви, щоб побачити замовлення, пов’язані з ним.
💡 Поради від бувалих.
- Агрегату можна присвоїти штрих-код — кнопкою у вигляді штрих-коду в його картці.
- Якщо VIN-код агрегата відомий — шукайте в списку насамперед за ним.
Як створити нову бригаду?
Розділ «Бригади» зберігає базу бригад. Звідси можна знайти існуючу бригаду, відредагувати її учасників і їхні долі участі в роботах або створити нову.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Бригади»
У меню довідника оберіть пункт «Бригади».
3. Введіть назву бригади в поле пошуку
Перевірте, чи бригада вже є в базі.
Примітка. За замовчуванням пошук іде по активних бригадах. Щоб шукати серед скасованих — натисніть на напис «Активна» праворуч від поля пошуку.
Якщо бригади немає в базі:
4. Натисніть «Створити бригаду»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті екрана.
5. Заповніть картку бригади
У вікні «Створити бригаду» заповніть поля Найменування / Статус і оберіть щонайменше двох механіків зі списку працівників (другого — через «Додати рядок»). У правому полі вкажіть у % долю участі кожного в роботах бригади.
6. Натисніть «Гаразд»
Бригада створена. Щоб відредагувати або видалити її, скористайтесь іконками олівця та урни праворуч від назви.
Якщо бригада вже є в базі:
4. Оберіть бригаду зі списку
Натисніть на олівець праворуч від назви бригади — відкриється її картка.
💡 Поради від бувалих.
- Бригаду в статусі «Скасована» не можна додати в ремонт.
- Під час розподілу долей участі стежте за полем «Сума відсотків» у правому нижньому куті вікна — має бути 100 %, щоб зарплата співробітникам розподілялась правильно.
Як додати новий товар?
Розділ «Товари» зберігає базу товарів. Звідси можна знайти товар, відредагувати його картку, а також змінити націнку, групу, одиниці виміру чи увімкнути / вимкнути один або кілька товарів одразу.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Товари»
У меню довідника (група «Товари») оберіть пункт «Товари».
3. Перевірте наявність товару в базі
Впишіть код і бренд товару у відповідні поля.
Якщо товару немає в базі:
4. Натисніть «Додати»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті екрана.
5. Заповніть картку товару
У вікні «Додати продукт» заповніть обов’язкові поля: Код товару / Бренд / Група товару / Найменування товару / Одиниця вимірювання.
За потреби: Код УКТЗЕД / Номер сертифіката якості / Джерело (Закупка, Виробництво або Розборка), фіксована ціна продажу або група націнки.
Примітка. Кнопкою «+» можна одразу присвоїти товару кроси.
6. Увімкніть товар
Перетягніть повзунок у картці товару праворуч — він стане фіолетовим.
7. Натисніть «Застосувати»
Товар додано — тепер його можна знайти за кодом і брендом у списку.
Якщо товар(и) вже є в базі:
4. Оберіть товар(и) зі списку
Поставте галочку ліворуч від коду потрібних товарів і натисніть «бургер-меню» (три горизонтальні смужки) над списком. Тут можна змінити націнку, групу товарів, одиниці виміру або увімкнути / вимкнути обрані товари.
💡 Поради від бувалих.
- Власні крос-номери спрощують підбір аналогів: під час пошуку однієї деталі система автоматично підкаже наявні замінники.
- У картці товару зібрано все пов’язане з ним: групи націнок, постачальники, наявність, рух по складу, резерви, замовлення, склади зберігання, тех. інфо, медіа, аналоги та власні кроси.
Як додати та налаштувати курси валют?
Розділ «Валюти» дозволяє фіксувати курси іноземних валют відносно базової. Це потрібно для коректного розрахунку вартості запчастин, закупівлі товарів та імпорту іноземних прайсів.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Валюти»
У меню довідника (група «Товари») оберіть пункт «Валюти».
3. Перегляньте історію курсів у таблиці
Кожен рядок таблиці — це дата, а стовпці — валюти (USD, EUR, PLN, AED тощо). Сторінки та кількість рядків (наприклад, «25 / сторінці») перемикаються у правому нижньому куті таблиці.
Щоб внести новий курс на сьогодні або іншу дату:
4. Натисніть «+» (Додати валюту)
Невелика кнопка «+» у правому верхньому куті екрана.
5. Заповніть вікно «Додати валюту»
Оберіть дату, виберіть валюту зі списку та вкажіть її нове значення.
Примітка. Усі поля, позначені червоною зірочкою (*), обов’язкові.
6. Натисніть «Гаразд»
Новий курс з’явиться в таблиці на обрану дату.
💡 Поради від бувалих.
- Стежте за колонкою з датами: якщо на поточну дату курс не задано вручну, система може використовувати останнє відоме значення.
- Випадаючі списки в шапці таблиці (там, де вказано PLN, AED) дозволяють швидко перемикати або додавати стовпці валют.
Як додати та налаштувати кроси?
Розділ «Кроси» зв’язує взаємозамінні деталі (аналоги). Так під час пошуку однієї запчастини ви одразу бачите всі доступні альтернативи від інших брендів і виробників.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Кроси»
У меню довідника (група «Товари») оберіть пункт «Кроси».
3. Перегляньте наявні зв’язки в таблиці
Усі аналоги відображаються списком з полями: Код / Бренд / Кроси / Бренд кросів / Направлення.
Якщо потрібного зв’язку немає в таблиці:
4. Натисніть «Додати»
Біла кнопка «Додати» у правому верхньому куті екрана.
5. Заповніть вікно «Додати крос»
- Код — артикул першої деталі.
- Бренд — виробник першої деталі.
- Код кросу — артикул деталі-аналога.
- Бренд кросу — виробник деталі-аналога.
- Направлення — ONE (односторонній зв’язок) або TWO (двосторонній).
Примітка. Усі поля у цьому вікні обов’язкові.
6. Натисніть «Гаразд»
Крос збережеться, і новий рядок одразу з’явиться в таблиці. Щоб скасувати дію — натисніть «Скасувати».
💡 Поради від бувалих.
- Обирайте TWO, якщо деталі повністю замінюють одна одну в обох напрямках. Обирайте ONE, якщо деталь 2 може замінити деталь 1, але не навпаки (через конструктивні особливості).
- Якщо «Гаразд» не спрацьовує — перевірте, чи обрано бренд в обох полях. Якщо бренд невідомий, вкажіть «—».
Як додати нову роботу (послугу)?
Розділ «Роботи» використовується для створення прейскуранта послуг автосервісу, налаштування нормативів часу (нормо-годин) та цін на роботи.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Роботи»
У меню довідника (група «Роботи») оберіть пункт «Роботи».
3. Оберіть категорію послуг
У лівому меню оберіть групу для нової послуги (наприклад: Діагностичні роботи, Загальні роботи, Ремонтні роботи).
4. Натисніть «+»
Кнопка додавання нової позиції — на верхній панелі керування, поруч із фільтрами.
5. Заповніть вікно «Додати роботу»
- Група З/Ч — категорія товарів, якій відповідає послуга (обов’язково).
- Тип роботи — щоб роботи правильно групувались і не дублювались у базі.
- Найменування — чітка назва послуги (наприклад, «Діагностика ходової частини а/м»). Вона відображатиметься в актах для клієнтів.
- Свій код — внутрішній артикул для швидкого пошуку (необов’язково).
- Од. — одиниця виміру (за замовчуванням «шт.»).
- Фікс. — увімкніть, якщо ціна фіксована й не залежить від вартості нормо-години.
- Години — норматив часу (наприклад, 1.0).
- Ціна — базова вартість роботи.
6. Натисніть «Гаразд»
Кнопка в нижньому правому куті вікна.
7. Обов’язково натисніть «Зберегти»
Нова робота з’явиться в таблиці, але остаточно запишеться в базу лише після натискання фіолетової кнопки «Зберегти» у правому верхньому куті екрана.
Примітка. Без натискання «Зберегти» робота не збережеться.
💡 Поради від бувалих.
- Тумблер у стовпці «Увімк.» має бути фіолетовим. Якщо послуга тимчасово не надається — вимкніть його: робота зникне з пошуку, але залишиться в історії.
- З увімкненим «Фікс.» система ігнорує коефіцієнти майстрів і вартість нормо-години замовлення — ціна для клієнта лишається фіксованою.
- У стовпці «Клас» можна присвоїти роботі категорію (A–E), щоб автоматично нараховувати майстру інший відсоток зарплати за складні або акційні послуги.
Як створити нормативи?
Розділ «Нормативи» прив’язує конкретні роботи до автомобілів з урахуванням їхніх технічних характеристик. Так система автоматично підставляє правильний час ремонту в наряд-замовлення.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Нормативи»
У меню довідника (група «Роботи») оберіть пункт «Нормативи».
3. Натисніть «Додати»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті робочої зони.
4. Заповніть вікно «Додати норматив»
- Рік — рік випуску автомобіля.
- Марка — виробник авто.
- Модель — конкретна модель.
- Модифікація — об’єм двигуна, тип палива чи приводу.
- Робота — послуга з вашого прейскуранта.
- Ціна — вартість послуги або базова ставка.
- Години — кількість нормо-годин (наприклад, 1,50 або 0,75).
Примітка. Усі поля у цьому вікні обов’язкові.
5. Збережіть норматив
Натисніть фіолетову кнопку «Гаразд» у нижньому правому куті вікна. Для скасування — «Скасувати» або хрестик «×».
💡 Поради від бувалих.
- Обирайте точну модифікацію: час на заміну тієї самої деталі (наприклад, генератора) на бензиновому 1.4 л і дизельному 3.0 л може сильно відрізнятись.
- Коли довідник заповнено, майстру-приймальнику достатньо вказати авто клієнта в наряді-замовленні — система сама підставить норму часу для обраної роботи.
Як створити комплекс (пакет послуг)?
Розділ «Комплекси» об’єднує кілька повторюваних робіт і запчастин в один шаблон. Це автоматизує заповнення наряд-замовлень для типових процедур, наприклад регламентного ТО.
1. Відкрийте «Довідники»
На верхній панелі натисніть іконку у вигляді папки.
2. Перейдіть у розділ «Комплекси»
У меню довідника (група «Роботи») оберіть пункт «Комплекси».
3. Натисніть «Створити»
Фіолетова кнопка у правому верхньому куті робочої зони.
4. Заповніть базові параметри (вгорі вікна)
- Назва — найменування комплексу (наприклад, «ТО Власний»).
- Тип комплексу — категорія зі списку (наприклад, «Власний»).
- Прив’язки до товару — якщо товар надходить з виробництва або розборки, вкажіть сумісні запчастини в полі пошуку праворуч угорі.
5. Наповніть блок «Роботи» (ліва частина)
Оберіть роботу з довідника (наприклад, «Діагностика підвіски»), вкажіть норматив часу в годинах і перевірте ціну. Наступну послугу додавайте в рядку нижче.
6. Наповніть блок «З/Ч» (права частина)
Оберіть деталь чи розхідний матеріал з бази, перевірте Бренд, Код З/Ч, Кількість і Суму. Інші матеріали додавайте в порожньому рядку нижче.
7. Збережіть комплекс
Натисніть фіолетову кнопку «Гаразд» у нижньому правому куті вікна. Для скасування — «Скасувати» або хрестик «×».
💡 Поради від бувалих.
- Під час зміни годин у блоці «Роботи» або кількості деталей у блоці «З/Ч» система сама перераховує вартість комплексу.
- Майстер-приймальник додає комплекс у наряд-замовлення в один клік — усі роботи й запчастини одразу з’являються в чеку клієнта.
- Ціна комплексу не змінюється разом із прейскурантом: якщо ви відредагуєте вартість робіт, у комплексі вона лишиться попередньою. Комплекс редагується окремо.