Покрокові інструкції для складських документів: прихід товару, розподіл по ремонтах, списання та прихід послуг.
Як оприбуткувати товар, що є в довіднику?
Пряме приймання запчастин на склад без прив’язки до замовлень.
1. Створіть документ приходу
У розділі «Склад» оберіть «Прихідні документи» або у «Швидкій навігації» натисніть «+» праворуч від пункту «Прихід товару».
2. Оберіть склад і постачальника
У шапці документа вкажіть склад і контрагента.
3. Оберіть реквізити постачальника
У полі «Реквізити постачальника» оберіть варіант із сірою позначкою «ПДВ» після назви. Якщо прихід оформлюється на неплатника ПДВ — нічого не обирайте.
4. Відкрийте форму додавання
На вкладці «З/ч» документа (INC) натисніть «+».
5. Знайдіть товар
Введіть артикул деталі та оберіть її у спливаючому вікні.
Примітка. Якщо товару немає в довіднику — скористайтеся інструкцією «Як оприбуткувати товар, якого немає в довіднику» нижче.
6. Вкажіть кількість і ціну
Заповніть кількість і кінцеву ціну з ПДВ (однаково для платників і неплатників ПДВ) та натисніть «Гаразд».
7. Очистіть ПДВ (для платників ПДВ)
Якщо компанія — платник ПДВ: виділіть усі рядки галочками, натисніть «Бургер» (☰) у заголовку таблиці, оберіть «Оновити вартість», підтвердіть коефіцієнт 0,8333333 і натисніть «Гаразд». Неплатникам ПДВ цей крок не потрібен.
8. Врахуйте документ
У верхній панелі натисніть «Перевести у статус» і оберіть «Враховано». Після цього товар оприбуткується на склад.
💡 Поради від бувалих.
- Завжди вносьте кінцеву ціну з ПДВ незалежно від форми власності — так швидше набирати товари.
- Для платників ПДВ суми в заголовку документа без ПДВ і з ПДВ відрізнятимуться; для неплатників — збігатимуться, і коефіцієнт застосовувати не треба.
- Товар стає доступним для вибору в н/з лише після переведення документа у статус «Враховано».
Як оприбуткувати товар, якого немає в довіднику?
Приймання нових запчастин на склад зі створенням карток товарів.
1. Створіть документ приходу
У розділі «Склад» оберіть «Прихідні документи» або у «Швидкій навігації» натисніть «+» праворуч від пункту «Прихід товару».
2. Оберіть склад і постачальника
У шапці документа вкажіть склад і контрагента.
3. Оберіть реквізити постачальника
У полі «Реквізити постачальника» оберіть варіант із сірою позначкою «ПДВ» після назви. Якщо прихід оформлюється на неплатника ПДВ — нічого не обирайте.
4. Відкрийте форму додавання
На вкладці «З/ч» документа (INC) натисніть «+».
5. Знайдіть товар у каталозі
Введіть артикул деталі. Оскільки товару немає в базі, впишіть бренд вручну або натисніть іконку «три ящики» праворуч, щоб обрати його з каталогу TecDoc.
6. Вкажіть кількість і ціну
Заповніть кількість і кінцеву ціну з ПДВ та натисніть «Гаразд».
7. Додайте товар у довідник
У вікні з пропозицією створити картку товару натисніть «Додати».
8. Збережіть картку товару
Спочатку оберіть групу товару (вона перезаписує найменування), потім впишіть назву деталі, за потреби змініть одиницю виміру й натисніть «Застосувати».
Примітка. Групу обирайте до назви — інакше назва перезапишеться.
9. Очистіть ПДВ (для платників ПДВ)
Якщо компанія — платник ПДВ: виділіть усі рядки галочками, натисніть «Бургер» (☰) у заголовку таблиці, оберіть «Оновити вартість», підтвердіть коефіцієнт 0,8333333 і натисніть «Гаразд». Неплатникам ПДВ цей крок не потрібен.
10. Врахуйте документ
У верхній панелі натисніть «Перевести у статус» і оберіть «Враховано». Після цього товар оприбуткується на склад.
💡 Поради від бувалих.
- Для нових позицій користуйтеся іконкою «три ящики» (TecDoc) — так не буде дублів у базі, а бренд і дані підтягнуться автоматично.
- Завжди вносьте кінцеву ціну з ПДВ незалежно від форми власності — так швидше набирати товари.
- Для платників ПДВ суми в заголовку документа без ПДВ і з ПДВ відрізнятимуться; для неплатників — збігатимуться, і коефіцієнт застосовувати не треба.
- Товар стає доступним для вибору в н/з лише після переведення документа у статус «Враховано».
Як оприбуткувати товар через API постачальників?
Автоматичне завантаження накладної постачальника в документ приходу.
1. Створіть документ приходу
У «Швидкій навігації» оберіть «Прихід товару».
2. Оберіть постачальника та реквізити
У шапці документа оберіть постачальника і його реквізити. Якщо ваша компанія — платник ПДВ (ТОВ), оберіть реквізити з позначкою «ПДВ», щоб податок нарахувався автоматично. Для ФОП нічого не обирайте.
3. Запустіть API
Натисніть кнопку «API», оберіть постачальника зі списку й дочекайтеся завершення обміну.
Примітка. Кнопка «API» працює лише після того, як у «Інші налаштування» → «API постачальників» прописано логіни або токени.
4. Оновіть сторінку
Після завершення обміну оновіть сторінку (F5). У списку з’явиться новий документ зі статусом «Новий».
5. Очистіть ПДВ (для платників ПДВ)
Виділіть усі рядки, натисніть «Бургер» (☰) у заголовку таблиці й оберіть «Оновити вартість» з коефіцієнтом 0,8333333. Для ФОП крок пропустіть.
6. Врахуйте документ
У верхній панелі натисніть «Перевести у статус» і оберіть «Враховано». Після цього товар оприбуткується на склад.
💡 Поради від бувалих.
- Документи після API завжди мають статус «Новий» — доки ви не врахуєте документ, товар на склад не потрапить.
- Після застосування коефіцієнта звірте «Закуп. суму з ПДВ» у заголовку з фактичною накладною.
- Перед врахуванням закріпіть товари за потрібними ремонтами (MRD) або товарними чеками (RTL) — див. інструкцію нижче. Після врахування товар автоматично потрапить у ці документи й зарезервується.
Як розподілити товар по ремонтах і чеках?
Резервування товару під конкретне замовлення клієнта одразу під час приходу.
1. Відкрийте складський документ
Знайдіть потрібний документ у розділі «Склад» → «Прихідні документи».
2. Оберіть рядки товарів
Виділіть галочками товари, які треба прив’язати до замовлення.
3. Відкрийте меню розподілу
Натисніть «Бургер» (☰) у заголовку таблиці й оберіть «Обрати замовлення».
4. Оберіть замовлення
Знайдіть потрібний наряд-замовлення (MRD) або товарний чек (RTL), оберіть його й натисніть «Гаразд». Товари закріпляться за цим документом.
5. Врахуйте документ
У верхній панелі натисніть «Перевести у статус» і оберіть «Враховано». Після цього товар оприбуткується на склад.
💡 Поради від бувалих.
- Після вибору замовлення товар резервується під нього: у наряд-замовленні позиції з’являться на вкладці «З/ч» як зарезервовані.
Як списати товар документом «Списання» (CST)?
Виведення витратних матеріалів або товарів зі складу.
1. Створіть документ списання
У «Швидкій навігації» оберіть «Списання» — автоматично створиться документ типу CST.
2. Оберіть склад
Вкажіть склад, з якого списуєте товар, і натисніть іконку «Дискета» 💾 у заголовку, щоб зберегти шапку.
3. Відкрийте форму додавання
На вкладці «З/ч» натисніть «+».
4. Знайдіть товар
Натисніть іконку «три ящики» біля поля «Код», знайдіть товар у вікні та додайте його в документ.
5. Оберіть місце зберігання
Натисніть на слово «Склад» у рядку товару, оберіть комірку або склад і вкажіть кількість для списання.
6. Врахуйте документ
Після додавання всіх позицій натисніть «Врахувати» — залишки на складі зменшаться.
Примітка. Документ не врахується, якщо товар має статус «Резерв» або «Немає на складі». Для списання позиція має бути в статусі «Готово».
💡 Поради від бувалих.
- Перед врахуванням звірте статус кожної позиції.
- Помилилися з коміркою чи складом — натисніть на «Склад» у рядку ще раз і переоберіть місце зберігання.
- Після врахування перевірте залишки на складі.
Як оприбуткувати послугу окремим документом?
Документ «Прихід послуги» (SRV) для обліку сторонніх робіт або послуг постачальників.
1. Створіть документ
У «Швидкій навігації» або розділі «Склад» оберіть «Прихід послуги».
2. Заповніть дані постачальника
У шапці документа оберіть контрагента, який надає послугу, і склад.
3. Додайте послуги
Натисніть «+», вкажіть назву послуги, кількість і ціну.
4. Врахуйте документ
Натисніть «Перевести у статус» і оберіть «Враховано».
💡 Поради від бувалих.
- Поки документ SRV у статусі «Новий», він не потрапляє у фінансові звіти — не забудьте його врахувати.
Зберігання шин: прийом (KPP) і продаж послуги через н/з
Як прийняти шини клієнта на відповідальне зберігання та автоматично створити н/з для продажу послуги.
1. Створіть новий документ
У «Швидкій навігації» оберіть «Прийом на зберігання» — відкриється новий складський документ (СД) типу «KPP – Прийом на зберігання».
2. Заповніть шапку
Вкажіть клієнта за номером телефону або ПІБ, оберіть склад приходу й натисніть «Дискетку», щоб зберегти.
3. Додайте шини
На вкладці «З/ч» натисніть «Плюс», знайдіть позицію, вкажіть комірку, кількість і вартість зберігання, а термін зафіксуйте в коментарі. Натисніть «Гаразд».
4. Створіть наряд-замовлення
У верхній панелі СД натисніть «Створити ремонт». У вікні перевірте дані, вкажіть авто клієнта й фінальну ціну послуги, натисніть «Гаразд».
5. Продайте послугу в н/з
У створеному н/з на вкладці «Роботи» вже буде послуга зберігання. Переведіть н/з у статус «Виконано» й зафіксуйте оплату.
6. Врахуйте прийом на зберігання
У н/з на вкладці «Документи» відкрийте пов’язаний СД «KPP – Прийом на зберігання» → «Перевести у статус» → «Враховано».
7. Роздрукуйте бірки
У врахованому KPP натисніть іконку друку → «Бірки для шин», вкажіть кількість і надішліть у друк.
Примітка. Друкуйте бірки після створення н/з з обраним авто — інакше дані машини не виведуться на бірці.
Видача зі зберігання (KPM)
Як повернути колеса клієнту й списати їх із залишків складу відповідального зберігання.
1. Знайдіть документ прийому
«Склад» → «Прихідні документи»: через пошук знайдіть «KPP – Прийом на зберігання» за номером СД або телефоном клієнта.
2. Скопіюйте документ для видачі
Відкрийте KPP, натисніть «Копіювати» у верхній панелі, оберіть тип «KPM – Видача зберігання» й натисніть «Гаразд».
3. Врахуйте видачу
У новому KPM перевірте перелік майна → «Перевести у статус» → «Враховано». Шини автоматично спишуться із залишків комірки.
Примітка. Поки KPM не враховано, колеса числяться на складі, а комірка лишається заблокованою.
💡 Поради від бувалих. Зв’язок документів: усі СД зберігання, пов’язані з н/з, видно на його вкладці «Документи» — звідти можна одразу перейти до документа прийому.
Бірки: містять штрих-код, характеристики коліс і дані авто клієнта. Через редактор друкованих форм на бірку можна додати номер документа, ПІБ і телефон клієнта або інші поля.
Контроль залишків: завжди оформлюйте видачу через копіювання в «KPM – Видача зберігання» — інакше залишки й комірки не звільняться.